مدیریت زمان

مدیریت زمان

مدیریت زمان

مدیریت زمان و برنامه ریزی از جمله مسائلی است که امروزه ذهن افراد را به خود درگیر کرده است.همه ما در طول روز ۸۶۴۰۰ ثانیه وقت داریم، اما چه می شود که عده ای بهترین استفاده را از این وقت دارند و همه کارهای مهم خود را انجام می دهند اما عده ای با کمبود وقت مواجه می شوند؟

جواب سوال بسیار ساده است، آن ها یاد گرفته اند چطور زمان خود را مدیریت کنند یا مدیریت زمان داشته باشند.

برای استفاده درست از زمانی که در اختیار دارید چند تکنیک هست که باید آنها را به کار گیرید:

تکنیک اول مدیریت زمان: قانون ۸۰/۲۰ را به کار گیرید

اولین تکنیک مدیریت زمان تکنیک هشتاد به بیست است.این قانون یکی از قوانینی است که با به کار گیری آن می توانید در مدیریت زمان خود موثر تر عمل کنید.

قانون  ۸۰/۲۰ بیان می کند که هشتاد درصد از دستاوردهای ما، توسط بیست درصد از کارهای ما بدست می آید و در واقع هشتاد درصد از کارهای ما، بیست درصد از دستاوردهای ما را به وجود می آورند. بنابراین روزانه بخش خیلی کوچکی از فعالیت های ما، قسمت اعظمی از دستاوردهای ما را تشکیل می دهند و این ها کارهایی هستند که ارزش بالایی برای ما دارند.

بنابراین ما در طول روز باید از ارزش کارهایی که انجام می دهیم، آگاه باشیم و تا زمانی که کارهای با ارزش را انجام نداده ایم، سراغ کارهای بی ارزش نرویم.

تکنیک دوم مدیریت زمان: برنامه ریزی روزانه داشته باشید

یکی دیگر از تکنیک های مدیریت زمان به برنامه ریزی روزانه بر می گردد. یک برنامه درست روزانه می تواند به بهترین شکل ممکن روز ما را جهت دهد، در صورتی که اگر برنامه درست نداشته باشیم یا اصلا برنامه ای نداشته باشیم، گرفتار روزمرگی می شویم و به صورت ناخودآگاه به کارهای بی ارزش مشغول می شویم و از کارهای مهم خود غافل می شویم.

برای برنامه ریزی، از شب قبل، لیست کارهایی که باید فردا انجام دهیم، را می نویسیم و آنها را اولویت بندی می کنیم.

همانطور که در قانون هشتاد به بیست بحث شد، ۲۰ درصد از کارهای ما هستند که ۸۰ درصد نتایج ما را به ارمغان می آورند و مهم ترین کارهای ما محسوب می شوند.

در طراحی برنامه، روز خود را با کارهایی شروع کنید که بیشترین اهمیت را برای ما دارند و ما می دانیم که همه کارهای ما ارزش یکسانی ندارند و به صورت آگاهانه سعی می کنیم در برنامه روزانه آنها را لحاظ نکنیم تا تمرکز و زمان بیشتری برای کارهای ۲۰ درصدی که نتایج خارق العاده ای برای ما دارند بگذاریم.

دوستان خوب من مراقب باشید که هرگز زمان کافی برای انجام همه کارها وجود ندارد اما همیشه زمان کافی برای انجام مهم ترین کارها وجود دارد.
به طور خلاصه برنامه روزانه باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

برنامه روزانه یعنی بگوییم لیست کارهایی که باید امروز انجام دهم چه چیزهایی هست و بعد برای آنها مهلت انجام بگذاریم.

حتما به خاطر دارید همه ما در مدرسه تکالیفی که برای آنها مهلت مقرر مشخص می شد را انجام می دادیم اما زمانی که تکالیف به صورت اختیاری ارائه می شد خیلی از ما تکالیف را انجام نمی دادیم یا به زمان های دیگری موکول می کردیم و به همین خاطر است که در برنامه روزانه ای که می خواهید طراحی کنید به این نکته توجه داشته باشید که مهلت انجام بگذارید که من فعالیت ها را تا چه زمانی باید انجام بدهم.

اما این بدین معنا نیست که کلیه فعالیت ها را به صورت زمان بندی شده در برنامه روزانه قرار دهیم و بگوییم من باید کار مشخصی را ساعت هفت تا هشت انجام دهم و بعد کار بعدی را ازساعت هشت تا هشت و نیم، اصلا موضوع بحث ما این نیست، منظور ما این است که یک زمان مشخص کنید که قبل از آن، فعالیت را انجام دهید، مثلا من فعالیت ایکس را باید تا ساعت دو بعداز ظهر انجام دهم در این صورت شما از صبح که از خواب بیدار می شوید تا ساعت دو زمان دارید که این کار را انجام دهید. بعد از تعیین مهلت انجام کارها اولویت بندی کنید و در طراحی از اولویت مهم شروع کنید.

تکنیک سوم مدیریت زمان: ساعات جادویی خود را کشف کنید

در طول روز زمان های پرقدرتی وجود دارد که طی آن شما انرژی و تمرکز بالایی دارید و این ساعات برای افراد مختلف متفاوت است.

برای من ساعات جادویی دوبار اتفاق می افتد. اولین ساعات روز و آخرین ساعات شب و این ها زمان هایی هستند که عوامل بیرونی کمتری مزاحمت را ایجاد می کنند و من راحت تر می توانم تمرکز کنم. ما با استفاده از قانون هشتاد به بیست یاد گرفتیم که کدام کارهای ما، در طول روز بیشترین بازدهی را برای ما دارد و این کارها همان کارهایی هستند که باید در این ساعات جادویی انجام شوند. در واقع با استفاده از این تکنیک، مهم ترین کارها در مهم ترین زمان ها انجام می شوند.

نکته ای که وجود دارد این است که شما باید در هر زمان فقط یک کار را انجام دهید بعضی افراد با افتخار صحبت می کنند که من توانایی این را دارم که در یک زمان چند کار را به صورت همزمان انجام دهم. این حرف در ابتدا جذاب به نظر می رسد و خیلی ها را جذب خود می کند اما اگر بدانیم که مغز ما قادر نیست در یک زمان همزمان بر روی چند کار تمرکز کند موضوع فرق می کند.

در واقع زمانی که شما در یک زمان چند کار را انجام می دهید تمرکز شما از روی یک کار برداشته می شود و مدام از این کار به کار دیگر در نوسان است و عملکرد ما پایین می آید. زمانی که شما فقط روی یک کار متمرکز هستید عملکرد و راندمان بالایی دارید.

تحقیقات ثابت کرده بعد از بیست دقیقه تمرکز کردن روی یک موضوعی بازدهی انسان بالا می رود، حال انسانی که هر چند ثانیه تمرکز خود ر ا روی یک موضوع می گذارد، چطور می تواند عملکرد بالایی داشته باشد؟

مغز ما پیچیده ترین ارگان طبیعت هست ولی با این وجود مصرفی معادل بیست تا چهل وات دارد و این در مقابل کارهایی که مغز می کند واقعا مصرف کمی است و برای این که کم مصرف باشد از میانبر هایی استفاده می کند این یعنی چی؟

یکی از کارهایی که مصرف مغز را بالا می برد تمرکز داشتن هست، یعنی زمانی که شما روی یک موضوعی متمرکز می شوید به مغز فشار می آید و این فشار باعث می شود مصرف زیادی داشته باشد بنابراین مغز عزیز ما تمام تلاش خود را می کند که از این موضوع فرار کند و اجازه ندهد شما روی یک موضوع تمرکز داشته باشید، پس مراقب باشید زمانی که متوجه شدید تمرکز ندارید و حواس پرتی دارید سریعا ذهن خود را متوجه موضوع در حال انجام قرار دهید تا به مرور تبدیل به عادت شود و کمتر از نداشتن تمرکز ضربه بخورید.

چهارمین تکنیک از مدیریت زمان: استفاده از وسایل الکترونیکی را کاهش دهید

همانطور که در بالا توضیح داده شد مغز ما توانایی متمرکز شدن روی چند کار را به صورت همزمان ندارد.

حال افراد زیادی را می بینیم که در عین حال که مشغول مطالعه هستند ایمیل خود را چک می کنند، به شبکه های اجتماعی مانند اینستاگرام، فیسبوک، تلگرام، واتساپ و … سرک می کشند و مدام از عدم یادگیری و نداشتن تمرکز هم گله مند هستند.

توجه داشته باشیم زمانی که در حال انجام دادن فعالیت های روزانه مان هستیم استفاده از شبکه های اجتماعی به شدت عملکرد ما را پایین می آورد و تمرکز ما را از بین می برند.

مدیریت زمان http://hosseiniacademy.com

تکنیک پنجم مدیریت زمان: استفاده از زمان های مرده

آخرین تکنیک از تکنیک های مدیریت زمان استفاده از زمان هایی است که از آن ها به عنوان زمان های مرده نام برده می شود. تمام زمان هایی که در انتظار مترو، اتوبوس و ماشین هستید تا به محل کار یا مدرسه بروید زمان هایی که در حال رانندگی هستید را می توانید با استفاده بهینه از آنها به مطالعه بپردازید.

مدیریت زمان http://hosseiniacademy.com

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

۱ دیدگاه برای این مطلب ثبت شده است